Kỹ năng đào tạo (Training Skill) – Bài 1: Khái niệm

Các nội dung chính trong phần này:

  • Đào tạo là gì?
  • Xác định nhu cầu đào tạo.
  • Mối liên hệ giữa đào tạo với các tiêu chuẩn nghề.

Nội dung chi tiết

Các nội dung chính trong phần này:

– Đào tạo là gì?

– Xác định nhu cầu đào tạo.

– Mối liên hệ giữa đào tạo với các tiêu chuẩn nghề.

– Nâng cao hiệu quả công việc.

– Lợi ích của đào tạo.

– Phát huy vai trò đào tạo viên.

1. Đào tạo là gì?

Đào tạo, theo khái niệm của chúng tôi, không có nghĩa là huấn luyện môn chạy, nhảy cao hay cử tạ. Theo quan niệm của chúng tôi, đồng thời theo định nghĩa trong từ điển, đào tạo có nghĩa là “Việc truyền đạt kỹ năng, kiến thức và hành vi thông qua sự hướng dẫn.”

0 ky nang dao tao

Hiện nay, vai trò của đào tạo có ý nghĩa quan trọng đối với các cơ quan/tổ chức vì các lý do sau:

– Giúp phát huy tối đa năng lực cá nhân.

– Giúp cho công tác tuyển dụng và giữ nhân viên ở lại nơi làm việc.

– Là động cơ thúc đẩy các cá nhân và các nhóm làm việc.

– Giúp nhân viên thực hiện công việc đạt tới chuẩn mực theo như yêu cầu.

Về cơ bản. có hai loại hình đào tạo khác nhau. Đào tạo tại “nơi làm việc” giúp nâng cao kỹ năng và kiến thức trong khi làm việc. Trong khi đó, đào tạo tập trung/ đào tạo “không tại nơi làm việc” được tiến hành tại địa điểm riêng và chú trọng hơn tới truyền đạt kiến thức, thay đổi thái độ và tác phong làm việc của nhân viên.

Tầm quan trọng của các tiêu chuẩn:

Tiêu chuẩn có vai trò hết sức quan trọng trong quá trình đào tạo. Như đã đề cập, các tiêu chuẩn kỹ năng nghề giữ vai trò hướng dẫn cho hoạt động đào tạo hiệu quả cũng như trình độ tay nghề ở trình độ cơ bản mà học viên cần đạt được.

2. Làm thế nào để nhận biết nhu cầu đào tạo tại chỗ?

Chúng ta không có được công thức thần kỳ nào giúp phát triển nhu cầu đào tạo. Tuy nhiên, việc nhận biết nhu cầu đào tạo thường không mấy khó khăn với điều kiện anh/chị phân biệt được sự khác nhau giữa nhu cầu đào tạo và các nhu cầu khác. Dưới đây là một vài lý do có thể làm nảy sinh nhu cầu đạo tạo:

– Trình độ tay nghề/chất lượng thực hiện công việc hiện tại của nhân viên đạt dưới mức yêu cầu.

– Có những sự thay đổi tác động tới công việc của họ.

– Nhân viên đang hoặc có khả năng chuyển đổi công việc.

Việc xem xét nhu cầu đào tạo một cách cẩn thận sẽ giúp chúng ta tìm ra giải pháp, cụ thể:

– Xác định xem loại hình đào tạo nào là cần thiết.

– Lập kế hoạch đào tạo.

– Chắc chắn là nhu cầu đào tạo thật sự cần thiết.

– Xác định rõ rang các vấn đề nào đang tồn tại.

– Làm cho hoạt động đào tạo hiệu quả.

Chỉ có việc kiểm tra, xem xét kỹ lưỡng mới giúp chúng ta xác định được nhu cầu đào tạo là cần thiết ở đâu và khi nào.

Những nhân tố ảnh hưởng tới chất lượng công việc:

Việc thực hiện công việc hay chất lượng công việc nhân viên thực hiện có thể đạt dưới mức các chuẩn mực yêu cầu bởi những lý do sau:

– Thiếu nhân lực.

– Thiếu thời gian.

– Thiếu trang thiết bị làm việc.

– Đào tạo ban đầu kém.

– Việc giám sát kém.

– Không làm công việc đó thường xuyên.

– Lý do cá nhân.

– Sự nhàm chán và mệt mỏi.

– Không hiểu đầy đủ công việc đòi hỏi gì ở họ.

– Thiếu sự góp ý xây dựng/hay nhận xét/phản hồi về cách thức làm việc của nhân viên.

Không phải mọi vấn đề nêu trên đều có thể giải quyết bằng đào tạo, một vài vấn đề không cần đến đào tạo, chẳng hạn vấn đề về quản lý, các vấn đề cá nhân, cấp bậc nhân viên, thiếu trang thiết bị. Đó là trách nhiệm của nhà quản lý, giám sát viên phải giải quyết những vấn đề này nhằm giúp nhân viên để họ thực hiện công việc của họ hoàn thiện hơn và đạt mức độ chuẩn cần thiết.

Mối liên hệ giữa đào tạo và tiêu chuẩn:

Anh/Chị có nhớ mô hình này không?

Tiêu chuẩn < —-> Nhất quán (Kết quả công việc < — Nhu cầu đào tạo, Nhu cầu phi đào tạo)

Nâng cao chất lượng thực hiện công việc/trình độ làm việc tại nơi có nhu cầu đào tạo:

Khi anh/chị chắc chắn rằng nhân viên thực hiện công việc còn yếu kém vì lý do họ chưa được đào tạo, hãy xem xét các giải pháp dưới đây:

– Đưa họ vào một hoàn cảnh, môi trường làm việc khó khăn nhưng biết chắc là họ có thể vượt qua.

– Chuyển họ sang làm việc ở bộ phận khác.

– Tạo thêm cơ hội cho họ thực hiện những công việc mà ít khi họ được làm.

– Cung cấp những phương tiện trợ giúp làm việc, tài liệu hướng dẫn và danh mục các công việc kiểm tra đóng vai trò làm người nhắc việc.

– Luân chuyển họ qua các vị trí/công việc khác nhau.

– Sắp xếp để họ làm việc cùng với những nhân viên nhiều kinh nghiệm hơn.

– Quan tâm nhiều hơn và cho chỉ dẫn thường xuyên và trực tiếp.

– Lập kế hoạch tiến hành đào tạo.

Có khả năng mọi nhân viên đều có nhu cầu được đào tạo trong một số lĩnh vực nhất định. Việc chia nhu cầu đào tạo thành 3 loại dưới đây có thể sẽ hữu ích:

– Đào tạo kỹ năng (dựa trên những công việc cụ thể, ví dụ Dọn buồng; Bày bàn ăn; Xây dựng lịch trình du lịch).

– Đào tạo kiến thức (những nguyên tắc liên quan đến vệ sinh, an ninh, an toàn và sức khỏe, chăm sóc khách hàng).

– Sửa sai (sửa những lỗi nhỏ).

3. Có nhu cầu đào tạo không?

Anh/chị có thể sử dụng những câu hỏi dưới đây để tìm ra lời giải đáp cho câu hỏi trên.

Hãy thử áp dụng cho một đối tượng nhất định tại nơi làm việc của anh/chị:

Câu hỏi 1: Nhân viên này làm nghề gì?

Câu hỏi 2: Nhiệm vụ chính của anh ta là gì?

Câu hỏi 3: Anh/Chị mong đợi gì khi anh ta thực hiện nhiệm vụ/bổn phận của mình?

Câu hỏi 4: Anh ta thực hiện nhiệm vụ/bổn phận của mình không đúng như anh ta phải làm ở chỗ nào?

Câu hỏi 5: Hạn chế này có phài là do thiếu năng lực?

Câu hỏi 6: Trước đây anh ta có năng lực này không?

Câu hỏi 7: Nếu trước đây anh ta đã từng có, vì sao lại đánh mất nó?

Câu hỏi 8: Nếu anh ta đánh mất năng lực hoặc chưa từng có nó, liệu anh ta có nhu cầu nắm bắt lấy nó hoặc giành lại cái đã mất không?

Câu hỏi 9: Liệu anh ta có khả năng học hỏi và nắm bắt năng lực đó không?

Câu hỏi 10: Nếu anh ta thực sự có năng lực rồi thì tại sao lại không sử dụng nó?

Ví dụ:

– Nhân viên đó có biết khi nào cần thể hiện năng lực của mình không?

– Nhân viên đó có gặp trở ngại về thời gian hay trang thiết bị làm việc không?

– Nhân viên đó có được thông báo rõ ràng và kịp thời rằng kết quả công việc của mình dưới mức yêu cầu không?

Câu hỏi 11: Trình độ thực hiện công việc yếu kém có ảnh hưởng nhiều ít như thế nào, tức là khi so sánh việc giảm doanh thu bán hàng, mất an toàn, vệ sinh… với các nỗ lực và nguồn lực mà anh/chị cần phải bỏ ra để khắc phục nó?

Câu hỏi 12: Anh/Chị kết luận gì về nhân viên đó?

Sau khi trả lời các câu hỏi trên, anh/chị có thể tìm được nguyên nhân khiến kết quả công việc của nhân viên đó không được như mong đợi và có biện pháp giải quyết vấn đề này.

Vai trò của anh/chị với tư cách là Đào tạo viên:

Trước tiên và quan trọng nhất, trách nhiệm của anh/chị là đào tạo người khác thực hiện công việc của họ. Sau khi xác định được nhu cầu đào tạo, bước tiếp theo anh/chị cần làm là:

– Biến nhu cầu đào tạo thành mục tiêu đào tạo.

– Xác định phương pháp đào tạo phù hợp.

– Chuẩn bị kế hoạch đào tạo.

– Thiết kế hoặc tự trang bị các phương tiện hỗ trợ đào tạo phù hợp.

– Bố trí địa điểm, trang thiết bị và tài liệu cần thiết.

– Sắp xếp chỗ ngồi/bố trí phòng học.

– Sắp xếp để học viên giới thiệu ngắn gọn về bản thân trước khi tiến hành đào tạo.

– Đánh giá và phản hồi đối với học viên.

– Đánh giá hiệu quả đào tạo.

– Xác định nhu cầu đào tạo trong tương lai.

Điều gì giúp anh/chị trở thành một Đào tạo viên giỏi?

Trước hết, anh/chị phải có kiến thức về các vấn đề cần truyền đạt và có khả năng giao tiếp tốt. Đào tạo có hiệu quả đòi hỏi khả năng truyền đạt tốt của Đào tạo viên cũng như khả năng tiếp thu cao của học viên. Dưới đây là các phẩm chất mà Đào tạo viên giỏi cần có:

– Hiểu tường tận lĩnh vực cần truyền đạt.

– Thực sự đam mê lĩnh vực đó.

– Để mọi người thấy anh/chị thực sự có động lực và gắn bó với hoạt động đào tạo.

– Xây dựng lòng tin với các học viên.

– Có kiến thức về nhiều kỹ năng đào tạo khác nhau.

– Sẵn sang gặp gỡ học viên vào thời gian thích hợp.

– Có khả năng xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các học viên.

– Linh hoạt.

Những loại hình đào tạo nào anh/chị có thể sử dụng?

Dạy kỹ năng nghề/ Hướng dẫn sửa sai-kỹ năng đào tạo dựa theo từng phần việc kỹ năng. Sử dụng cấu trúc bài dạy kỹ năng nghề/cấu trúc bài dạy sửa sai.

Giảng lý thuyết nghề-kỹ năng đào tạo theo nhóm học viên và dựa theo các phần việc về kiến thức. Sử dụng cấu trúc của bài giảng lý thuyết.

(còn tiếp…)

VAAC